個人情報保護方針

基本方針

個人情報は個人の重要な財産です。
ケイライントラベル株式会社では、旅行業を行うために、直接収集した個人情報ならびに委託された個人情報を取り扱っています。ケイライントラベル株式会社で業務に従事する全ての社員等は、個人情報保護マネジメントシステムを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱うことにより、お客様並びに社員等の情報を守り、その信頼に応えなければならないと考えております。

1. 適正な取得

皆様の個人情報は、ご本人に利用目的をお知らせするとともに、適正な手段により取得いたします。

2. 個人情報の利用

皆様の個人情報は、利用目的の達成に必要な範囲において取扱う措置を講じ、その範囲を超えての目的外利用はいたしません。また、目的外利用をしないための措置を講じます。利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用する必要が生じた場合は、その旨をあらかじめご連絡し、同意をいただいた上で利用いたします。

3. 個人情報の提供

あらかじめ、皆様からの同意をいただいている場合、及び法令等に基づく場合を除き、個人情報を第三者に対して提供いたしません。ただし、個人情報を扱う業務を他に委託する場合があります。この場合、委託先に対する個人情報保護の契約を締結し、適正な取扱いが行われるよう管理・監督いたします。

4. 安全管理措置

お預かりした個人情報は、必要な安全管理措置を講じ、不正アクセス、漏えい、滅失又はき損等を防止するとともに是正に努めてまいります。

5. 法令等の遵守

個人情報に関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守するとともに、本方針並びに社内規程を整備し、適切な運用が実施されるよう管理します。

6. 継続的改善

事業内容の変化および事業を取り巻く社会環境・法令・情報技術の変化等に対応して、個人情報保護マネジメントシステムの見直しを行い、継続的な改善に努めてまいります。

7. 苦情及びご相談及び開示等への対応に関すること。

個人情報に関する苦情やご相談、及び利用目的の通知、開示、訂正等、利用停止等に関するご質問・お問合せにつきましては、誠実かつ迅速な対応を行うよう努めてまいります。以下のお問合せ窓口までお寄せください。

制定日：2005年5月1日
改定日：2018年11月1日
ケイライントラベル株式会社
代表取締役社長　平岡　亜古

個人情報の取扱いについて

1. 当社が取り扱う個人情報の利用目的

（1）ご本人から直接書面によって取得する個人情報（ホームページや電子メール等によるものを含む）の

　　  利用目的

取得に先立ち、ご本人に対し書面により明示します。

（2）前項以外の方法によって取得する個人情報の利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ご利用履歴管理のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報	委託された当該業務を適切に遂行するため

保有個人データに関する事項の周知

当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

ａ）事業者の名称

ケイライントラベル株式会社
東京都中央区晴海1丁目8番10号　晴海アイランドトリトンスクエアⅩ棟
代表取締役社長　平岡　亜古

ｂ）個人情報の保護管理者

管理者名：渡邉　美智雄
所属部署：東京営業部
連絡先：メールアドレス tpxh@klinetravel.co.jp
TEL：03-5144-8520　FAX：03-6220-1227

ｃ）全ての保有個人データの利用目的

分類	利用目的
個人のお客様情報	ユーザー様サポートのため ご利用履歴管理のため 当社サービスのご案内のため お問合せ対応のため
お取引先担当者様情報	発注内容確認のため（通信記録等）
当社従業員情報	社員の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため
当社への採用応募者情報	採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため
特定個人情報	番号利用法に定められた利用目的のため

ｄ）保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

ケイライントラベル株式会社　個人情報問合せ窓口
〒104-6030東京都中央区晴海1丁目8番10号　晴海アイランドトリトンスクエアⅩ棟　30階
メールアドレス：tpxh@klinetravel.co.jp
TEL：03-5144-8520（受付時間　9:00～17:45 ※）
FAX：03-6220-1227（受付時間　9:00～17:45 ※）
※ 土・日曜日、祝日、年末年始、ゴールデンウィーク期間は翌営業日以降の対応とさせていただきます。

ｅ）認定個人情報保護団体

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
認定個人情報保護団体事務局
〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内
03-5860-7565　／　0120-700-779

ｆ）保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

1）開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、上記個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

2）開示等の求めに関するお手続き

1 お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
2 ご記入いただいた請求書、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ係までご郵送ください。
3 上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
4 回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にておこないます。

3）代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。
1 代理人である事を証明する資料
＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞
本人の委任状（原本）
＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し
戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類
＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類
2 代理人様ご自身を証明する資料
運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証（被保険者等記号・番号等は全桁を墨塗りしてご提出ください）
住民票

4）利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,000円
（紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

g）個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2）個人データの取扱いに係る規律の整備

保有個人データは取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3）組織的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4）人的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。
②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

 

5）物理的安全管理措置

①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。
②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

6）組織的安全管理措置

①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。
②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

Privacy Policy for GDPR

Privacy Policy for GDPR

“K” LINE TRAVEL, LTD. (hereinafter referred to as the “Company”) is committed to process the Personal Data of the Data Subject living in the EEA（European Economic Area）, in accordance with the following policies.

1. Personal Data

In this Privacy Policy, Personal Data means any data which are able to identify natural person (hereinafter referred to as “Data Subject”)., including but not limited to his or her name, address, telephone number, mail address, company name, family members, birth date, sex, passport number, credit card numbers, school career, work experience, medical history, records of travel abroad, wages, qualification, nationality.

2. The purpose of the Processing of the Personal Data in the Company

The Personal Data is possessed by the Company for the purposes as follows:
– Travel arrangement,
– Communication and implementation of measures which are necessary for business management
– Communication and implementation of measures which are necessary for corporate public relations, such as responding to inquiries
– Managing customer relationships

3. Legal Grounds for Using the Personal Data

The Company relies on the following legal grounds to process Personal Data:
Consent – Provision of Personal Data from the Data Subjects is necessary for the purposes listed above, as applicable, and without such provision, the Company may not provide appropriate services to, or fulfil necessary obligations under contracts with Data Subjects. Data Subjects may withdraw their consent to this processing at any time. However, this will not affect the lawfulness of any processing carried out before withdrawal of the consent.
Performance of a contract – The Company may need to collect and use Personal Data to enter into a contract with Data Subject or to perform obligations under a contract with them.
Legitimate interest – The Company may use Personal Data for our legitimate interests.
Compliance with law or regulation – The Company may use Personal Data as necessary to comply with applicable law/regulation.

4. Transfers

Personal Data may be transferred to entities in countries or jurisdictions outside the EEA such as Japan. Please note that such countries or jurisdictions may not have the same data protection laws as the EEA and would not afford many of the rights conferred upon data subjects in the EEA.

5. Rights of the Data Subject

The Data Subject may request from the Company access to, rectification or erasure of, restriction of, receipt of or transmission to third parties of the processing of the Personal Data. The Data Subject may object to the data protection authorities with jurisdiction over the Company or the location of the Data Subject’s domicile with regard to the processing of the Personal Data.

6. Contacts

In the event of any questions or concerns regarding the Privacy Policy or the processing of the Personal Data by the Company, or any requests, etc., concerning the access to, rectification or erasure of, restriction of, receipt of or transmission to third parties of the Processing of the Personal Data, please contact the Company. The team in charge of data protection at the Company is Corporate Planning Section
The Company determines the purpose and means of the processing of the Personal Data. The contact information for the Company is as follows:
(1) The Company
“K” LINE TRAVEL, LTD.
Harumi Triton Square X-30F, 1-8-10, Harumi, Chuo-ku, Tokyo, 104-6030,
JAPAN  TEL: 03-5144-8520　FAX: 03-6220-1227
(2) Representative
The contact information for the Company’s representative is as follows:
Corporate Planning Section (E-MAIL:tpxh@klinetravel.co.jp)

7. Compliance with applicable laws

With respect to the processing of the Personal Data, the Company shall comply with the General Data Protection Regulation and related laws and regulations, and shall observe the guidelines of competent government agencies and industry guidelines.

8. Retention Period

The Company shall retain the Personal Data as long as the Company require such data to provide the services to the Data Subject, but shall promptly delete the same in the case that such data is no longer necessary.

9. Safety management measures

With respect to the processing of the Personal Data, the Company shall properly take organizational safety management measures, and technical safety management measures.

10. Continuous improvement in the management system.

The Company shall regularly, continuously and flexibly revise the management system and rules according to the changes in technology and applicable law. The Company shall actively work towards the protection of the Personal Data by continuously improving the management system on a timely basis and in an appropriate manner.

11. Amendment to the ” Privacy Policy”

The Company may amend the Privacy Policy by publishing the amended Privacy Policy on the Company’s website without any individual notice to the Data Subject.

1 Nov.2018
“K” LINE TRAVEL, LTD.

プライバシーポリシー（GDPR用）【和訳（要旨）】

ケイライントラベル株式会社（以下、「当社」という）は以下の方針に従って、EEA（European Economic Area [欧州経済領域]）域内に居住する個人の情報を取り扱う。

1. 個人情報

このプライバシーポリシーにおける個人情報とは情報主体（自然人）を識別することができるあらゆる情報であり、住所、電話番号、メールアドレス、勤務先、家族、誕生日、性別、パスポート番号、クレジットカード番号、学歴、職歴、病歴、渡航歴、賃金、資格、国籍などが含まれる。

2. 個人情報の利用目的

個人情報は以下の目的のために利用します。
– 旅行（出張）の手配
– 処理及び管理に必要な範囲での連絡通信
– 外部からの問い合わせに対応するために必要な通信
– 顧客管理

3. 法的根拠

当社は、以下の法的根拠に基づいて個人情報を処理する
同意 – 情報主体からの個人情報の提供を受けられない場合、当社は情報主体との契約上に義務を達成出来ないことがあります。よって、個人情報の取扱いについて、情報主体との同意に基づいて処理します。
契約 – 当社は、契約に基づいて契約上の義務を履行するにあたり、個人情報を処理します。
合法な興味 – 会社は私達の合法な興味のためのパーソナルデータを使うことができる。
正当な利益 – 当社は正当な利益を得るために個人情報を処理する場合がある
法令順守 – 当社は法令を遵守するために個人情報を処理する場合がある

4. 情報の移転

個人情報を、EEA以外の国（日本など）へ、適法の範囲で、移転することがあるが、移転先の国が、EEAと同じレベルの個人情報に関する法律が整っていない場合もありうることを知っていてください。

5. 情報主体の権利

情報主体は、当社からのアクセス、情報の修正または消去、利用の制限、受領について、当社に請求することができます。

6. 連絡先

このプライバシーポリシーに関して、問題、懸念、当社の処理方法についてなどを問い合わせることが出来ます。連絡先は次の通りです。
ケイライントラベル株式会社
東京都中央区晴海1-8-10　晴海アイランドトリトンスクエアⅩ棟　30階
電話番号：03-5144-8520
担当部門：企画部　企画課

7. 法令への準拠

当社は個人情報の処理について、EU一般データ保護規則、関係法令並びに政府機関からのガイドライン等を遵守します。

8. 個人情報の保持期間

当社は、必要な期間は個人情報を保持しますが、目的を達成した後は、速やかに廃棄または削除します。

9. 安全管理措置

当社は、個人情報保護のため、組織的な安全管理措置を講じます。

10. 管理システムの継続的改善

当社は、テクノロジーや法律の変化に伴い、管理システムと関連規則を継続的に、柔軟に改訂してゆきます。

11. プライバシーポリシーの改定

当社は、事前の告知をすることなく、当プライバシーポリシーを変更することができることとしています。

以上

制定日：2018年11月1日
ケイライントラベル株式会社